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Compte Prorata.fr : gérer le compte prorata en ligne

Compte Prorata.fr : gérer le compte prorata en ligne
Par la rédaction, le 30 octobre 2020.
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Afin de simplifier la mise en œuvre des dépenses communes sur les chantiers, Compte Prorata.fr a créé le premier logiciel de gestion en ligne du compte prorata : une solution centralisée et automatisée, apportant gain de temps et transparence aux gestionnaires comme aux entreprises.

Sur les chantiers du bâtiment, certaines dépenses sont indispensables pour permettre à tous les corps de métier de travailler : base vie, branchement d’eau, d’électricité, évacuation des déchets, gardiennage... Ces dépenses d’intérêt commun, réparties entre toutes les entreprises intervenant sur le chantier, sont regroupées sur un « compte prorata », géré la plupart du temps par l’entreprise de gros œuvre.

Les dépenses liées au compte prorata sont réparties entre les entreprises selon un pourcentage applicable sur le montant de marché de chaque entreprise. Ce pourcentage est défini avant le démarrage du chantier et représente généralement entre 2 et 3 % du montant de marché. Il doit être clôturé à la fin du chantier pour permettre au maître d’ouvrage d’émettre le procès verbal de réception.

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L’entreprise titulaire du lot le plus important, la plupart du temps le gros œuvre, est généralement désignée comme gestionnaire du compte prorata. Dans le cadre d’un groupement, il s’agit du mandataire. Parfois, le maître de l’ouvrage ou le maître d’œuvre peut également être désigné dans le CCAP. 

Le gestionnaire du compte prorata est rémunéré selon un pourcentage calculé sur l’assiette des dépenses figurant dans le compte prorata (la norme NFP 003-001 prévoit par défaut 8 %). Le gestionnaire est accompagné par un comité de gestion constitué de 3 à 4 entreprises du chantier. Ce comité de gestion est chargé de vérifier et voter les dépenses et la gestion du compte prorata.

Complexe et chronophage, la gestion du compte prorata est aujourd’hui réalisée via plusieurs fichiers Excel, soulevant plusieurs problématiques : une gestion longue et fastidieuse pour le gestionnaire, et un manque de transparence source de conflits pour les entreprises. En effet, pour ces dernières, une mauvaise gestion du compte prorata peut engendrer une perte sèche.

Compte Prorata.fr est le premier logiciel de gestion en ligne du compte prorata sur les chantiers du bâtiment. Ce logiciel en Saas a été conçu pour simplifier la mise en œuvre des dépenses communes, garantir une transparence totale sur le budget et faire gagner du temps aux gestionnaires comme aux entreprises.

Un logiciel centralisé et automatisé

Compte Prorata.fr centralise sur une interface unique l’ensemble des opérations de gestion du compte prorata : budget prévisionnel et réel, factures, appels de fonds, courriers de relance, documents du chantier, etc. L’essentiel des tâches liées à la gestion du compte prorata est automatisé et tous les documents sont dématérialisés, ce qui permet à tous les intervenants du chantier de gagner du temps, de l’envoi des appels de fonds au paiement des factures.

Grâce à la synchronisation du compte bancaire, le logiciel détaille en temps réel l’état du compte, les dépenses à prévoir et les entreprises à relancer. Le gestionnaire n’a plus besoin de faire appel à son comptable pour visualiser les opérations bancaires, ni de les saisir manuellement. Pour garantir la confidentialité de chaque chantier, l’intégralité des données partagées sur Compte Prorata.fr sont cryptées et sécurisées.

Le logiciel Compte Prorata.fr est utilisable en ligne depuis le site www.compteprorata.fr, via un accès sécurisé par identifiant et mot de passe. Chaque intervenant du chantier possède son propre accès avec des droits différents selon son statut (gestionnaire, comité de gestion, entreprise, prestataire). L’interface ergonomique et intuitive a été conçue pour permettre à l’utilisateur de visualiser en un seul coup d’œil l’ensemble des données importantes du compte prorata.

Dès l’écran d’accueil, le gestionnaire dispose ainsi d’une vision globale sur tous ses chantiers en cours, avec pour chacun d’entre eux :

- Le montant des travaux
- La date de livraison prévue
- Le pourcentage prévisionnel du compte prorata
- L’état du budget en temps réel

Une gestion guidée

Le tableau de bord donne un récapitulatif complet et en temps réel de l’état du compte et des démarches à effectuer. Des notifications informent le
gestionnaire des factures en attente de traitement et des opérations bancaires à rapprocher. Les entreprises peuvent quant à elles consulter toutes les factures liées au compte prorata, pour une transparence totale des dépenses.

En un coup d’oeil, le gestionnaire visualise :

- Les fonds disponibles sur le compte
- Les frais prévisionnels du mois en cours
- Le prochain appel de fonds
- Le revenu gestionnaire (résultat prévisionnel et prospective à la fin du chantier)
- L’évolution financière sur chaque année du chantier (dépenses réelles vs. budget prévisionnel)
- Les dernières opérations bancaires
- Les dernières factures

Le module financier permet au gestionnaire de visualiser et gérer l’intégralité des opérations bancaires et financières liées au compte prorata. Les entreprises intervenantes du chantier peuvent y consulter l’état du compte et y retrouver leurs appels de fonds réglés ou en attente de réglement.

En quelques clics, le gestionnaire gère :

- Le tableau de budget prévisionnel et réel mois par mois : il est alimenté automatiquement lorsque le gestionnaire rapproche les opérations bancaires. Il a également la possibilité de réviser le budget prévisionnel.
- L’état financier au mois en cours, avec le détail des dépenses établies dans la Notice d’Organisation de Chantier (NOC).
- Les appels de fonds : en un clic, le gestionnaire peut lancer un appel de fonds (en pourcentage ou en montant) et relancer une ou plusieurs entreprises. Les factures et les courriers d’accompagnement sont générés automatiquement avec le logo du gestionnaire. En parallèle, le logiciel envoie tous les 15 jours des relances automatiques aux entreprises qui n’ont pas réglé l’appel de fonds.
- Les opérations bancaires : tous les mouvements bancaires sont synchronisés directement depuis la banque. Le gestionnaire n’a plus qu’à rapprocher chaque opération pour alimenter automatiquement le tableau de budget. Chaque dépense s’accompagne de sa facture en PDF.
- Les créanciers : le gestionnaire peut visualiser les restes à payer pour chaque créancier.

Le module administratif rassemble au même endroit l’ensemble des documents et contacts utiles du chantier. Le gestionnaire comme les entreprises disposent ainsi de toutes les informations nécessaires à la bonne tenue du compte prorata sur une plateforme unique.

Sur ce module, les utilisateurs accèdent à :

- La convention de chantier signée et la notice d’organisation de chantier annexée.
- Les factures du chantier : une fois la facture déposée par le prestataire, le gestionnaire reçoit une notification pour la valider, la soumettre à la signature électronique du comité de gestion ou la refuser.
- Les coordonnées de tous les intervenants du chantier.
- La bibliothèque : cet espace commun regroupe tous les documents partagés (comptes-rendus de comité, devis validés...). Chacun peut aussi y stocker des documents privés.

Un abonnement tout compris

Le logiciel Compte Prorata.fr est disponible sur abonnement à partir de 79 €/mois/chantier, dans deux formules :
- Formule « Essentiel », incluant un accès pour le gestionnaire seul
- Formule « Sur mesure », incluant un accès pour un nombre d’utilisateurs illimité (gestionnaire, comité de gestion, entreprises)

Une offre d’essai gratuite de 15 jours permet de tester toutes les fonctionnalités du logiciel. L’abonnement prend fin à la clôture du compte prorata. Même une fois celui-ci clôturé, toutes les données restent consultables sur le logiciel.

Pour faciliter sa prise en main, Compte Prorata.fr est présenté lors du premier comité de gestion. Des vidéos tutoriels expliquant toutes les manipulations courantes sont disponibles sur l’interface. En cas de problème, les utilisateurs bénéficient d’une assistance téléphonique et par mail.

Crédit photo : Compte Prorata.fr
Retrouvez sur LinkedIn Julia Tortorici, rédactrice en chef de BTP Construction.
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