« Dès le départ de notre activité, la mise en place d’un logiciel pour la gestion des plannings, la gestions des tournée chauffeur, la mise en place des contrats de location étaient indispensables. Mais nous avons pu remarquer que l’échange de documents avec les clients est assez contraignants. C’est pour cela que nous avons mis en place l’envoi des contrats en voie dématérialisé avec signature électronique. Un gain de temps pour notre client et une facilité de traitement pour nos équipes. Il était aussi impératif, avec la nouvelle règlementation, d’envoyer nos factures via un accès sécurisé », détaille Alexandre Thomain, propriétaire d’Atoulok TP. Toujours avec l’aide de ce même logiciel Zendoc (J Diffusion) qui gère les signatures, l’entreprise a eu l’accès à l’envoi des factures sécurisé, avec un suivi d’envoi, de consultation par le client. Tout un process qui a abouti à la création d’un GED sur lequel consulter tous les documents sur cette même plateforme.
PUBLICITÉ
Cet apport stratégique a demandé un temps d’investissement pour cette mise en place qui permet à juste titre un gain de temps administratif. « Nos salariés peuvent en outre se concentrer sur d’autres travaux, et le rendement concerne aussi nos clients qui peuvent dorénavant signer leur contrat par voie électronique », souligne Alexandre Thomain. « Confié à un prestataire extérieur, le système est suivi de près en cas de complication et n’a nécessité aucune embauche de personnel », ajoute Sophia Moreno, son épouse et associée.
