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[Tribune] Messageries « grand public » sur les chantiers : fausse bonne idée, vrai risque

[Tribune] Messageries « grand public » sur les chantiers : fausse bonne idée, vrai risque
Par Sébastien Dumas, CMO de Finalcad, le 27 avril 2021.
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Smartphones, réseaux sociaux, instantanéité de l’information : les technologies numériques ont bouleversé notre quotidien et la façon dont nous communiquons avec les autres. Chacun souhaite maintenant retrouver les bénéfices qu’il en a retirés dans sa vie personnelle sur son lieu de travail, et le secteur de la Construction n’échappe pas à la règle.

Ces dernières années, les messageries instantanées ont transformé la manière dont nous communiquons avec notre entourage et dont nous organisons notre quotidien. Si leur succès est indéniable dans la sphère privée, ces applications commencent également à investir le champ de l’activité professionnelle. En effet, pourquoi ne pas profiter au travail des bénéfices de ces applis si ergonomiques et, pour ne rien gâcher, gratuites, qui font gagner tant de temps dans nos vies quotidiennes ? Si on peut être plus productif en communiquant mieux avec ses collègues, sans avoir à changer ses habitudes ni utiliser un nouvel outil, aucune raison de se priver !

S’il y a bien un secteur qui n’échappe pas à cette tendance, c’est celui de la Construction, tant l’utilisation de ces messageries semble adaptée au contexte des chantiers : nécessité de communiquer instantanément avec de nombreux interlocuteurs, travail en mobilité et en extérieur, accès limité aux outils informatiques depuis le terrain, etc. En ligne de mire, l’amélioration de la collaboration entre les équipes sur le terrain pour augmenter la rentabilité des projets de construction, dont la marge bénéficiaire moyenne se situe autour de 2% en France. C’est ainsi que ces dernières années, les poches se sont mises à vibrer et les notifications à résonner sur les chantiers, et, du premier coup de pelle à la livraison d’un ouvrage, ce sont aujourd’hui des milliers de messages instantanés qui sont échangés sur chaque projet.

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Mais dans un contexte où les cyberattaques contre les grands groupes du secteur se sont multipliées et où la légitimité des politiques de gestion des données personnelles de certaines applications de messagerie ont été largement commentées, on peut se demander si l’utilisation de ces applications de messagerie “grand public” est vraiment la solution la plus appropriée, et surtout la plus sûre, pour les entreprises de construction.

“Donne-moi ton numéro, que je puisse t’inviter dans le groupe de discussion” : c’est souvent ce que l’on demande à un compagnon ou à un sous-traitant dès leurs premiers jours sur un chantier. Le plus souvent, ils vont simplement partager leur numéro personnel. Pourquoi ? Car le réflexe naturel est d’utiliser le téléphone, et donc le numéro, sur lequel l’application de messagerie est déjà installée. Si cette pratique a l’avantage de la simplicité, elle pose tout de même le problème de la confidentialité et de la sécurité des données des individus d’une part et des entreprises qui échangent via ces groupes d’autre part.

Du côté de l’employé, comment gérer par exemple la persistance du partage de ses coordonnées personnelles avec de nombreuses personnes même après la fin d’un chantier ou même après avoir quitté son entreprise ? Quid de l’utilisation des données personnelles par l’éditeur de l’application de messagerie et du choix que l’on laisse à l’utilisateur en la matière ? En effet, on peut être très attaché au respect de ses données, avoir fait le choix pour cette raison de ne pas utiliser telle ou telle messagerie et finalement se retrouver “contraint” de devoir l’installer quand même pour des raisons professionnelles. On a vu mieux en matière de consentement libre et éclairé, qui reste l’une des bases légales de la RGPD...

De leur côté, les entreprises voient des données confidentielles, voire sensibles, circuler sur un canal non maîtrisé. Des données qui finissent stockées sur des terminaux sur lesquels elles n’ont aucun contrôle, ni pendant, ni après le projet de construction. Les risques de perte d’information, de piratage ou de fuite à la concurrence sont donc majeurs. Par exemple, un sous-traitant qui a fini de travailler sur un chantier et passe au chantier suivant, emmène avec lui son téléphone, y compris toutes les données sensibles - photos, plans, documents - partagées avec lui via la messagerie pendant la période où il a œuvré sur le projet. Comment l’entreprise qui l’a engagé peut-elle se prémunir de cela, elle qui n’a ni le contrôle du matériel, ni le contrôle du logiciel de messagerie utilisé ?

Autant de questions qui ne trouvent pas de réponses faciles actuellement, malgré les fonctions d’administration des groupes proposées par les messageries instantanées. Un cas d’école : il faudrait retirer d’un groupe de discussion les cinq employés d’un sous-traitant qui a terminé son travail hier. Sauf que le groupe comprend plusieurs dizaines de personnes et que les cinq personnes en question s’y sont connectées grâce à leur numéro ou un pseudo personnel…Comment les identifier, leur employeur n’étant pas clairement mentionné ? Si la tâche s’avère trop compliquée, dans la grande majorité des cas, l’accès à la discussion et aux données échangées sera laissé à ces personnes. Et cette situation n’est pas près de changer avec les applications dont nous parlons ici :  elles n’ont pas été conçues pour être utilisées dans la sphère professionnelle et leur large succès auprès de centaines de millions d’utilisateurs particuliers n’incite pas les éditeurs à investir pour s’adapter aux exigences d’une utilisation dans le cadre professionnel.

Une alternative pour les professionnels de la Construction consiste à utiliser des solutions spécialisées dans le suivi des chantiers, dont les plus avancées proposent des fonctionnalités de communication similaires à celles proposées par les messageries instantanées “grand public”. Si leur principe est comparable quant aux fonctions de messagerie, certains détails font cependant toute la différence en termes de sécurité et de confidentialité des données. Pour ne prendre qu’un exemple : avec une application métier, les collaborateurs et partenaires commerciaux s’enregistrent et se connectent grâce à leur adresse mail professionnelle, et non à l’aide d’un numéro de téléphone portable, comme c’est le cas avec la messagerie la plus fréquemment utilisée sur les chantiers. Cela résout déjà beaucoup des problèmes évoqués plus haut pour les entreprises et leurs employés :

>  Les données personnelles des utilisateurs ne sont partagées ni avec l’application, ni avec son éditeur ou ses partenaires commerciaux. Pas question non plus pour l’application d’accéder au carnet d’adresse de l’utilisateur. Les données des utilisateurs et de leurs contacts sont donc 100% protégées.  La confidentialité et le respect de la vie privée sont assurés et l’adoption de la solution s’en trouve facilitée.

>  Pas de risque, comme avec les applications grand public liées à un numéro de téléphone, de perdre l’historique des conversations si l’utilisateur change de numéro. Aucun risque non plus de voir ses contacts continuer à lui écrire à l’ancien numéro des messages qu’il ne recevra jamais ! Il en résulte une moindre déperdition de l’information sur les projets.

>   Un employé qui quitte son entreprise et dont l’adresse mail professionnelle est désactivée ne peut plus se connecter et accéder à l’historique de ses messages. Les données de l’employeur, de ses clients, fournisseurs et sous-traitants sont ainsi mieux protégées : elles restent partagées dans un périmètre contrôlé et les risques de fuite, volontaires ou involontaires, sont ainsi limités. De la même manière, les employés d’un sous-traitant qui cessent de travailler sur un projet peuvent être clairement identifiés et retirés des groupes de discussion auxquels ils participaient.

Mettre en place une meilleure collaboration sur les chantiers est un des leviers permettant d’augmenter la rentabilité des projets de construction. Mais cette nécessaire recherche d’efficience ne doit pas se faire au détriment de la sécurité des données de l’entreprise et de la confidentialité des données des compagnons et des sous-traitants. Aujourd’hui, les professionnels du secteur ont la possibilité de s’orienter vers des solutions adaptées aux besoins de la Construction, dont les fonctionnalités collaboratives et l’ergonomie ont été pensées pour se rapprocher des applications grand public utilisées de manière non maîtrisée sur les chantiers. En faisant ce choix, les entreprises disposent d’une solution qui répond aux exigences de simplicité des utilisateurs, ce qui favorise l’adoption par les équipes, sans mettre en péril la sécurité de l’entreprise, de ses données et de celle de ses employés. Ce que le digital nous apporte de meilleur dans nos vies personnelles mis au service des besoins de l’entreprise : tout le monde a à y gagner, il ne faudrait surtout pas s’en priver…

Retrouvez sur LinkedIn Julia Tortorici, rédactrice en chef de BTP Construction.
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